Văn phòng ảo là gì? Có nên thuê văn phòng ảo không?

Dịch vụ văn phòng ảo được phát triển mạnh mẽ trong những năm trở lại đây và mô hình này được nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vừa ưa chuộng. Vậy văn phòng ảo là gì? Mô hình kinh doanh nào nên sử dụng dịch vụ cho thuê văn phòng ảo? Hãy cùng KDT Vạn Phúc đi tìm hiểu chi tiết về dịch vụ này nhé!

Văn phòng ảo là gì?

Căn cứ theo điều 42 của Luật Doanh Nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp nằm trên lãnh thổ của Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính, có thư điện tử, số điện thoại, số fax cụ thể. Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các doanh nghiệp phải có trụ sở chính hợp pháp, điều này được thể hiện rõ trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp. 

Hiện nay không có quy định nào cấm việc một địa chỉ hợp lệ được đăng làm trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Chính vì lý do này, dịch vụ cho thuê văn phòng đã ra đời và những văn phòng được sử dụng theo hình thức này được gọi là văn phòng ảo.

Văn phòng ảo hoạt động như thế nào?

Văn phòng ảo một loại mô hình kinh doanh, theo đó văn phòng ảo có đầy đủ chức năng như một trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm: Địa chỉ đăng ký kinh doanh, biển hiệu, số fax, số điện thoại, phòng họp, dịch vụ tiếp nhận và cung cấp nhiều dịch vụ khác như: Thực hiện các thủ tục hành chính cho doanh nghiệp, báo cáo thuế,…

Theo đó, về mặt pháp lý văn phòng ảo vẫn là một cơ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp theo quy định của nhà nước. Tuy nhiên, văn phòng ảo sẽ được đăng ký dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho nhiều doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp, công ty có nên thuê văn phòng ảo?

Việc quyết định có nên thuê văn phòng ảo hay không phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô doanh nghiệp, ngành nghề hoạt động và nhu cầu cụ thể của từng công ty. Dưới đây là một số ưu và nhược điểm để doanh nghiệp, công ty cần cân nhắc trước khi đưa ra quyết định:

Ưu điểm khi thuê văn phòng ảo

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp không cần phải chi trả cho tiền thuê văn phòng cao, chi phí mua thiết bị, chi phí điện nước, chi phí bảo trình và các chi phí vận hành khác.
• Xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, tạo nhiều cơ hội kinh doanh: Sử dụng địa chỉ văn phòng ảo giúp doanh nghiệp có được hình ảnh chuyên nghiệp hơn, bởi các địa chỉ văn phòng ảo đều nằm vị trí trung tâm hay ở các tòa nhà lớn. 
• Linh hoạt trong làm việc: Văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp có thể làm việc từ xa mà vẫn duy trì được sự chuyên nghiệp. Nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu và chỉ lên văn phòng để họp hoặc gặp gỡ khách hàng khi cần thiết

Nhược điểm khi thuê văn phòng ảo

Văn phòng ảo là giải pháp được nhiều người lựa chọn khi vận hành công ty nhỏ. Tuy nhiên, loại hình cho thuê này vẫn có một số nhược điểm mà các bạn cần lưu ý:

• Thiếu không gian làm việc thực tế: Doanh nghiệp không có không gian làm việc trực tiếp với nhân viên, điều này có thể gây khó khăn cho việc giao tiếp và hợp tác với các doanh nghiệp, công ty khác.
• Khó khăn trong quản lý nhân viên: Việc quản lý nhân viên từ xa có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc theo dõi hiệu suất làm việc và duy trì văn hóa doanh nghiệp.
• Giới hạn trong các hoạt động trực tiếp: Một số ngành nghề yêu cầu nhân viên phải có mặt ở công ty, ví dụ như ngành dịch vụ khách hàng hoặc tổ chức sự kiện, có thể không phù hợp với mô hình văn phòng ảo.

Đối tượng nào nên thuê văn phòng ảo?

Văn phòng ảo sẽ phù hợp cho các đối tượng sau đây: 

• Các doanh nghiệp khởi nghiệp thường không có nhiều ngân sách để thuê văn phòng truyền thống. Văn phòng ảo giúp họ xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp mà không cần đầu tư lớn.
• Doanh nghiệp nhỏ có nhu cầu linh hoạt và không cần không gian làm việc lớn có thể tìm thấy nhiều lợi ích từ việc thuê văn phòng ảo.
• Doanh nghiệp hoạt động chủ yếu trên nền tảng trực tuyến như thương mại điện tử, dịch vụ tư vấn online hay marketing kỹ thuật số rất phù hợp với mô hình văn phòng ảo.
• Công ty nước ngoài muốn tìm hiểu thị trường kinh doanh ở Việt Nam trước khi triển khai các dự án lớn.

Trên đây là thông tin về văn phòng ảo là gì? Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo. Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ thuê văn phòng ảo giá tốt, hãy liên hệ KDT Vạn Phúc để được tư vấn cụ thể.